Datenschutzaudit

Datenschutz ist ein komplexes Thema in Theorie und Praxis. Mit der EU-Datenschutzgrundverordnung, die für alle Mitgliedstaaten der EU bindend ist, wurde die datenschutzrechtliche Ausgangslage nicht eben vereinfacht. Die Datenschutzkonformität in Unternehmen kann nicht ungeplant und konzeptionslos erreicht werden. Um zunächst eine entsprechende Bestandsaufnahme im Unternehmen zur aktuellen datenschutzrechtlichen Situation zu gewinnen, ist das sogenannte Datenschutzaudit ein unverzichtbares Element.

Warum ist ein Datenschutzaudit sinnvoll?

Ein Audit bezeichnet allgemein eine Prüfung, mit der man bestimmte Parameter erfasst, bewertet und daraus entsprechende Konsequenzen ableitet. Mit einem Datenschutzaudit werden also die entsprechenden Bedingungen im Bereich Datenschutz festgestellt, bewertet und im Anschluss daraus ein entsprechendes Datenschutzkonzept entwickelt. Das Datenschutzaudit dient insbesondere dazu, entsprechende Lücken im Datenschutz aufzuzeigen und diese im Nachhinein zu schließen. Da mit der EU-Datenschutzgrundverordnung auch die entsprechenden Kompetenzen der Überwachungsbehörden gestärkt werden und auf die Unternehmen schärfere Nachweis- sowie Dokumentationspflichten zukommen, ist ein Datenschutzkonzept für jedes Unternehmen unverzichtbar. Das Datenschutzkonzept dokumentiert die entsprechenden datenschutzrechtlichen Maßnahmen im Unternehmen. Es kann sich auf das gesamte Unternehmen und die gesamte datenschutzrechtliche Situation beziehen, es kann aber auch detailliert auf einen einzelnen Prozess abzielen. Um ein Datenschutzkonzept erstellen zu können, ist das Datenschutzaudit als erster Schritt in diesem Bearbeitungsprozess unabdingbar.

Wie wird ein Datenschutzaudit von Datenschutz-Oberberg durchgeführt?

Ein Datenschutzaudit kann in verschiedener Weise durchgeführt werden. In der altmodischeren Form wird es unter einem hohen Einsatz von entsprechendem Personal erarbeitet, nimmt viel Zeit in Anspruch und lenkt das Unternehmen von seinen eigentlichen Aufgaben ab. Die innovative Form eines Datenschutzaudits ist das digitalisierte Audit. Wir bieten dieses innovative Datenschutzaudit für Ihr Unternehmen an.

Ein digitalisiertes Datenschutzaudit hat viele Vorteile wie:

  • eine orts- und zeitunabhängige Durchführung der Bestandsaufnahme mithilfe digitaler Fragebögen
  • kurzfristige, telefonische Beantwortung zum Fragenkatalog
  • minimalen Aufwand bei maximaler Effizienz
  • kostengünstige Alternative zum Präsenzaudit

Es erreicht ein Maximum an Interaktion zwischen den verschiedenen Fachbereichen und auch an Effektivität. Da verschiedene Abteilungen miteinander interagieren, entstehen viele neue Ideen und Rückmeldungen, die wiederum in neue Konzepte im Bereich Datenschutz einfließen können. Es wird so auch eine stärkere Wahrnehmung von datenschutzrechtlichen Problemstellungen erreicht. Der größte Vorteil des digitalen Audits besteht letztlich darin, dass es ohne großen personellen oder zeitlichen Aufwand durchgeführt werden kann. Die alltäglichen Arbeitsabläufe in dem Unternehmen werden möglichst wenig gestört.

Sie wünschen eine persönlichere Beratung? Alternativ zu unserer digitalen Bestandsaufnahme bietet Datenschutz-Oberberg die Datenschutz-Bestandsaufnahme direkt vor Ort an. Ein Präsenz-Audit lohnt sind insbesondere aufgrund von:

  • Erfassung des Datenschutz-Zustandes des Unternehmens direkt vor Ort
  • Persönliche Vor-Ort-Betreuung durch Ihren externen Datenschutzbeauftragten von Datenschutz-Oberberg

Datenschutzaudit – was ist sein Ergebnis?

Im Anschluss an das digitale Datenschutzaudit (oder das Präsenz-Audit) wird ein dokumentierter sowie ausgezeichnet recherchierter Bericht erstellt. Er beschreibt die aktuelle datenschutzrechtliche Situation im Unternehmen, den datenschutzrechtlichen Status quo. Basierend auf den im Audit erfassten Informationen erstellt Datenschutzexperte Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen. Dieser Bericht ist die Grundlage für die nachfolgende Schließung von Datenschutzlücken und die Weiterentwicklung von Datenschutzkonzepten.

Datenschutzaudit – Ihre Mitarbeiter werden für den Datenschutz mobilisiert

Wenn Datenschutzkonformität in einem Unternehmen erreicht werden soll, müssen alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Werden die Arbeitnehmer im Unternehmen nicht von der Bedeutung des Datenschutzes auch im täglichen Betriebsablauf überzeugt, können entsprechende Datenschutzmaßnahmen nicht greifen. Neben der Mitarbeiterschulung ist das Datenschutzaudit eine hervorragende Gelegenheit, das Interesse und die Aufmerksamkeit auf datenschutzrechtliche Belange zu lenken. Viele Mitarbeiter sind außerdem begeistert, wenn ihre Meinung im Diskussionsprozess über datenschutzrechtliche Problemstellungen zählt. Vielfach gelingt es über ein Datenschutzaudit, auch jene Mitarbeiter für Datenschutz zu sensibilisieren, die sich bisher mit der Materie wenig auskennen und auch nicht dafür interessieren.

Lassen Sie sich noch heute von uns zu Ihrem nächsten Datenschutzaudit beraten!